Al validar un fichero para su impresión o para Internet, ¿cómo puedo localizar el dato erróneo?

Supongamos que al presentar un modelo 347 la aplicación nos muestra el siguiente aviso:

Observe que aparece un código (20701C) e inmediatamente después un dígito, en este caso 2 (que corresponde con la fila del fichero para su presentación en Internet) y una definición del error. Pulsando en el botón [Fichero] podremos leer el modelo generado en la carpeta C:\AEAT o en la que el usuario haya indicado en Datos de Configuración y tendremos que buscar la fila que corresponde con el número indicado en el error anterior.

En nuestro caso observamos que el proveedor Stock Portátiles, S.A tiene una tilde.

Accedemos al modelo y borramos esa tilde. Los errores también los puede corregir en Mantenimiento>Subcuentas pero después tendrá que generar el modelo nuevamente. Si no quiere generarlo, bastará con modificarlo directamente en el Modelo y posteriormente, para evitar errores futuros, modificarlo en los datos de la subcuenta.

¿Cómo configuro el modelo 202?

El modelo 202 es un pago a cuenta de la liquidación del IS. De acuerdo con la legislación específica, existen modalidades alternativas para la determinación de la base para realizar su cálculo.

En la aplicación, en [Datos Empresa] en la pestaña de [Impresos Hacienda] el usuario puede definir la modalidad seleccionada.

Las opciones son:

  • N – No realiza el modelo 202.
  • A – Modalidad Artículo 40.2. Es la modalidad aplicable con carácter general. El pago fraccionado se calcula mediante la aplicación del tipo previsto en la Ley de Presupuestos Generales del Estado sobre el importe de la casilla 599 del modelo 200 generado con la aplicación. Si realizamos el modelo 202 del año X, para el primer pago (abril), se toma como base el modelo 200 del ejercicio correspondiente al año (X-2) y para el segundo y tercer pago (octubre y diciembre) el correspondiente al año inmediatamente anterior (X-1).

Esta modalidad del modelo 202 no es configurable por el usuario.

  • B – Modalidad Artículo 40.3.B1 Caso General. El pago fraccionado se calcula sobre la base imponible del período de los 3, 9 u 11 primeros meses de cada año natural determinada según las normas previstas en la Ley del IS. El porcentaje fijado igualmente por la Ley General de Presupuestos del Estado, será el resultado de multiplicar por cinco séptimos el tipo de gravamen redondeado por defecto.

La aplicación por defecto incorpora una máscara para el cálculo del modelo, pero el usuario puede configurarla en relación a las cuentas de ingresos, gastos, retenciones y tipo a aplicar. Para más información, consulte Modificar Máscara Modelo 202.

Dentro de esta modalidad, el usuario tiene dos opciones:

     B- Modalidad Artículo 40.3 – B1 Caso General.

     C- Modalidad Artículo 40.3 – B2 Caso específico.

NOTA: Para más información consultar la ayuda de “Configuración” que se muestra en la ventana de generación del modelo 202.

¿Cómo se gestionan las operaciones en criterio de caja?

En este régimen de IVA puede darse dos supuestos:

  • La empresa está acogida al régimen especial de criterio de caja.
  • La empresa recibe facturas de algún proveedor acogido al régimen especial del criterio de caja.

1) La empresa está acogida al régimen especial de criterio de caja.

El usuario tiene que indicar en Datos Empresa>Impresos hacienda dicha opción:

Al tener esta opción marcada todas las facturas que emitan o reciba esta empresa se registrarán como operaciones en criterio de caja y clave régimen especial: 07-RECC (Criterio caja):

2) La empresa recibe facturas de algún proveedor acogido al régimen especial del criterio de caja.

En el segundo supuesto si la empresa no está acogida a este régimen el usuario tendrá que activar de manera manual la casilla de Criterio de Caja.

Para automatizar esta operación, puede indicar en el proveedor este régimen y así las facturas de éstos serán activadas de manera automática como criterio de caja:

El tratamiento de las facturas es el mismo en cualquiera de los supuestos, es decir solo se liquidan si se han cobrado o pagado.

Forma de cobro/pago: anotar pago o llevar a vencimientos

En este tipo de facturas es necesario conocer la fecha de cobro/pago para que se puedan incluir en el modelo de IVA.

Por regla general, la aplicación al grabar una factura en relación con el cobro/pago permite tres opciones:

  • S: Anotar pago/cobro.
  • N: No gestionar vencimientos.
  • V: Llevar a vencimientos.

En este tipo de facturas solamente se permiten dos: S ó V.

Por tanto:

  • Si al grabar la factura indicamos una S automáticamente dicha factura entrará en la liquidación de IVA.
  • Si por el contrario indicamos V, desde RECC tendremos que gestionar el cobro/pago para que se registre.

Cuando una factura se cobra o paga tendremos que indicar su forma.Para ello, es práctico indicar en la subcuenta de tesorería la misma. 

Ejemplo de configuración de la cuenta bancaria:

Ejemplo de configuración de la cuenta de caja:

Gestión de cobros/pagos: menú RECC

Para este tipo de facturas en la aplicación se ha habilitado un nuevo apartado de vencimientos en la aplicación:

El apartado de Vencimientos se reserva para facturas que no se acogen a este régimen, y el menú de RECC queda específico para las facturas del régimen especial del criterio de caja.

Existen tres apartados distintos: cobros/pagos/consultas.

Cobros/Pagos: filtro de vencimientos por estado

En estos apartados vemos los vencimientos de todas las facturas y su estado:

Observe que en la parte superior a la derecha con el filtro podremos visualizar los vencimientos de acuerdo con su estado.

RECC: cobro/pagos de facturas

Si cuando se ha grabado la factura no se ha anotado el pago, se registra en RECC.

La fecha de vencimiento y la cuenta de cobro/pago será la determinada en la subcuenta del cliente o del proveedor, o bien, la que hayamos indicado al grabar la factura.

De esta manera en RECC tendremos vencimientos pendientes. Para gestionar el cobro/pago de éstos, seguimos los siguientes pasos:

  1. Nos situamos sobre el vencimiento deseado y pulsamos en modificar para variar la cuenta y la fecha, si fuese necesario.

  2. Marcamos el vencimiento pulsando la barra espaciadora del teclado.

  3. En la ventana emergente indicamos el modo de cobro/pago.

  4. Indicamos el importe. Si anotamos el total del vencimiento, este queda como contabilizado. Si no hemos cobrado/pagado el total, la aplicación de manera automática generará un nuevo vencimiento por el importe pendiente.

Desglose de vencimientos (F12): bases y cuotas de iva

Situados en un vencimiento pulsando en F12 se muestra el desglose de la base y la cuota de IVA de cada vencimiento.

Se nos muestra la ventana con la información desglosada:

Identificación de los vencimientos incluidos en los modelos

En la parte de la derecha del vencimiento se muestra una columna E (estado) que puede tener diferentes posibilidades:

  • Imagen de un vencimiento pendiente: 

  • Imagen de un vencimiento no incluido en el modelo de IVA pero contabilizado:

  • Imagen de un vencimiento incluido en el modelo de IVA:

Fecha de liquidación / Fecha de vencimiento

En la pantalla de vencimientos puede observar el botón [Fecha liquidación] que cambia la vista del mismo, alternando fecha de vencimiento con la fecha de liquidación:

  • Fecha de vencimiento: es la fecha en la que se cobrará o pagará el mismo. Puede modificarse antes de contabilizarse por si fuese distinta.
  • Fecha de liquidación: es la fecha en la que se ha liquidado el IVA de dicha factura. Puede modificarse por si se quiere incluir en algún periodo determinado.

Imagen de Vencimientos con el botón [Fecha liquidación] desactivado:

Imagen de Vencimientos con el botón [Fecha liquidación] activado:

La fecha de liquidación se registra de manera automática cuando ha generado el modelo.

Si no hay fecha la aplicación la liquida en el modelo tributario que corresponda. En ciertos casos, el usuario puede indicar en este apartado una fecha distinta.

Por ejemplo: damos una factura por pagada el día 05 de febrero de 2017, la aplicación la incluirá en el modelo 303 del 1T, pero el usuario puede indicar en esta fecha el 1 de abril de 2017 y por tanto, aunque está pagada está factura se liquidará en el segundo trimestre.

Consultas RECC

Desde este apartado puede consultar las facturas del régimen especial en Criterio de Caja y su estado.

Puede filtrar por:

  • Tipo de IVA: DEVENGADO O SOPORTADO.
  • Por estado: Cobrado, liquidado o todos.

Una vez seleccionado el tipo de IVA y estado, puede indicar rangos de fechas y cuentas:

¿Cómo se aplica la regla de prorrata?

La regla de prorrata se aplica cuando el sujeto pasivo adquiere bienes y servicios que utiliza en operaciones con derecho y sin derecho a deducción.

Configuración de prorrata en la empresa

En el apartado de Datos Empresa>Datos fiscales marcamos la opción:

Dentro de Prorratas Anuales indicamos el porcentaje del año anterior que será el porcentaje de prorrata provisional de este año:

Facturas de gastos

En el caso de la Prorrata General al introducir una factura de gastos nos muestra la opción para indicar la aplicación de la regla de prorrata:

En el caso de la Prorrata Especial el usuario solamente activará esa opción para aquellas cuotas soportadas en bienes o servicios utilizados sólo en parte en operaciones con derecho a deducción y que se deducirán en el porcentaje de la prorrata general.

Diario

En el diario, nos muestra el asiento contable anotando la cuota de IVA no deducible como mayor gasto.

Al final del año, el usuario calculará la prorrata de deducción definitiva en función de las operaciones realizadas en el año natural. Como el porcentaje de deducción definitivo se aplica a las cuotas soportadas durante el año natural debiendo regularizar las deducciones practicadas, el usuario realizará el asiento de regularización con el porcentaje definitivo desde la opción Regularización Prorrata>Regularización % definitivo prorrata. 

Entrada de facturas de compras y gastos

El usuario podrá visualizar la columna con nombre [Pr] marcada en aquellas operaciones en las que se haya indicado la aplicación de la regla de prorrata.

Facturas de inversión

Al introducir una factura de inversión nos muestra la opción para proceder a su regularización.

Supongamos que la empresa ha adquirido un elemento de transporte en 1 de abril del año 2017 con un porcentaje de prorrata provisional del 30%.

Al ser una factura de inversión nos muestra los datos para su amortización:

Al finalizar el registro de la factura se muestra las opciones de regularización:

Regularización Prorrata

Aquellas empresas que tienen activada la regla de prorrata tendrán habilitado en la barra de herramientas un botón que les permitirá acceder a las opciones de [Regularización Prorrata]:

  • Regularización IVA Inversiones
  • Regularización % definitivo prorrata

Regularización Iva Inversiones

Con esta opción el usuario puede realizar la regularización del Iva de aquellas facturas de inversión.

Tenemos que distinguir entre las facturas del año de ejercicio y las facturas de otros años. En este supuesto tenemos dos inversiones: una del año 2016 y otra del año 2017.

En el menú de opciones de la izquierda indicaremos la prorrata definitiva pulsando en [Ver Prorratas]:

Indicamos para el año 2017 un porcentaje de prorrata del 42%:

De acuerdo con lo anterior, en el caso de la inversión del año 2016, resultaría:

  • En el año 2016 el IVA deducible fue el 30% de 5.250 euros= 1.575 euros.
  • En el año 2017 el IVA deducible es el 42% de 5.250 euros= 2.205 euros.

Al tratarse de 4 años de regularización, dividimos 630 euros / 5 y nos resulta una deducción complementaria de -126 euros.

Pulsando en [Regularizar] seleccionamos los códigos a regularizar y contabilizar:

Observe que se muestra el cálculo de la regularización:

En el diario se muestra el apunte:

De acuerdo con lo anterior, en el caso de la inversión del año 2017, resultaría:

  • En el año 2017 el IVA deducible fue el 30% de 7.350 euros= 2.205 euros.
  • En el año 2017 el IVA deducible es el 42% de 7.350 euros= 3.087 euros.

Al ser una factura de este año, procede una regularización por importe de -882 euros.

Pulsando en [Regularizar] seleccionamos los códigos a regularizar y contabilizar. En la pestaña de Regularizaciones de IVA observamos el importe:

En el diario observamos el asiento:

Regularización % definitivo prorrata

Con esta opción podemos observar todas las facturas del año y realizar el asiento de regularización con el porcentaje de prorrata definitivo. Pulsando en [Vista Previa] nos muestra las facturas, sus cuotas de IVA y la cuota deducible. En la parte inferior, nos hace el cálculo de regularización:

En este supuesto las cuotas deducidas al % provisional del 30% nos calculaba un importe de 4.977 euros. Como el porcentaje definitivo fue del 42%, sería 5.733 euros. La diferencia es de 756 euros.

La aplicación realiza una comparativa entre la prorrata general y la prorrata especial y recomienda al usuario la opción más favorable.

Si se aplicara la prorrata especial el resultado sería el siguiente:

Por otra parte, se realiza el control de que la cantidad anual a deducir aplicando la prorrata general no supere en el 10% a la cantidad a deducir aplicando la prorrata especial. En caso de que esto suceda, la aplicación obligatoriamente opta por la prorrata especial, tal como establece la legislación.

En este ejemplo, es lo que sucede, por tanto, aplica la prorrata especial:

Pulsando en [Hacer asiento regularización prorrata] nos anota en el diario la regularización.

¿Cómo puedo introducir en la aplicación operaciones intracomunitarias?

Tanto en ingresos como en gastos, la subcuenta del cliente o proveedor tiene que tener NIF/CIF intracomunitario, al igual que su país y residencia.

Facturas de ingresos en operaciones intracomunitarias

En este caso, el tipo de IVA tiene que ser 0 y el tipo de Venta más frecuente puede ser:

  • [E-Entregas Intracomunitarias exentas (Art.25 LIVA)]: relativas a bienes.
  • [S- Prestación servicios en la UE]: relativas a servicios.

En la columna “desglose” diferenciaremos entre:

  • [E-Entregas]: relativas a bienes.
  • [P- Prestación]: relativas a servicios.

Facturas de gastos en operaciones intracomunitarias

En este caso, la Tipo de Factura será siempre [F1: Factura] y en Clave Régimen Especial [09: Adquisición intracomunitaria de Bienes/Servicios].

En la columna [M349], la aplicación mostrará la opción para el modelo 349 que a su vez se desglosa en cuatro posibilidades:

  • [A]Adquisión intracomunitaria de bienes: se refiere a bienes.
  • [I]Adquisición intracomunitaria de servicios. referidas a servicios.
  • [N]No incluir en el modelo 349 (A.I.Bienes): se indicará esta clave si no se quiere incluir en el modelo.
  • [J]No incluir en el modelo 349 (A.I.Servicios): se indicará esta clave si no se quiere incluir en el modelo.

Indicando la clave A, en el tipo de clave 303 nos asignará: [3-IVA deducible en adquisiciones intracomunitarias].

Indicando la clave I, en el tipo de clave 303 nos asignará: [1-IVA deducible por cuotas soportadas en operaciones interiores].

Observe en la parte inferior izquierda se habilita la opción para incluir esta operación en libro. El usuario tendrá que habilitar esta casilla si estima que la operación intracomunitaria se ajusta a los requisitos legalmente establecidos para su registro.

Se muestra el ejemplo de una adquisición intracomunitaria de bienes:

¿Cómo puedo contabilizar un fichero de devoluciones?

Esta utilidad nos permite realizar la contabilización de un fichero de soportes enviado por la entidad financiera.

Accedemos a Utilidades>Gestión de cuentas.

Dentro de esta opción pulsamos en el botón [Devoluciones]:

Seleccionamos el fichero y la cuenta contable de la entidad financiera.

Nota 1: solamente se muestran los recibos devueltos de clientes que existan en contabilidad.

Nota 2: Puede consultar el motivo de devolución en la parte inferior. También puede comprobar el importe total del fichero y el importe total de lo mostrado (las diferencias serán recibos de clientes que no tienen registrado su NIF en contabilidad).

Pulsando en [Contabilizar] le permitirá asignar una Marca al asiento a realizar.

Posteriormente en el diario se hará el asiento contable en la fecha de devolución que consta en el fichero.

En una subcuenta tenía un NIF erróneo. Lo he cambiado pero en los libros de IVA los apuntes siguen apareciendo con el NIF incorrecto. ¿Cómo lo solvento?

Se puede solventar con Utilidades>Gestión de Nif en Aptes de IVA.

Existen diferentes supuestos en los que esta utilidad puede ser de interés, como por ejemplo la imputación de facturas a un cliente cuyo NIF no sea el correcto.

En cada asiento que intervengan subcuentas de IVA (477,472) la aplicación registrará estas operaciones para la confección de libros y para la declaración del modelo 347. Idéntico tratamiento se realiza con los apuntes de retención (475) para las declaraciones anuales 180 y 190.

Estas declaraciones informativas nos obligan a tener un control de los NIF´s para su confección correctamente.

Si se trata de un sólo apunte bastaría con modificar la línea de la subcuenta 477 (iva repercutido), 472 (iva soportado) o 475 (retenciones) y al final de la misma, entraríamos al Libro de Datos IVA / Retención y cambiaríamos el NIF por el correcto.

En este supuesto, emplearemos la utilidad antes mencionada. Accedemos a la empresa y consultamos los libros de IVA en relación a las facturas expedidas:

Observe que existen diferentes posibilidades:

Pulsando en [Pantalla] obtenemos el siguiente listado:

A partir de estos datos cambiaremos los apuntes de IVA del cliente “Martinez Martinez Cliente”, con NIF 44444444A por el NIF 55555555K del “Suarez Suarez Trabajador” para ver su funcionamiento. Accedemos a Utilidades>Gestión de NIF en Aptes de IVA:

En la ventana nos muestra el NIF anterior y el nuevo NIF para proceder a su cambio:

Observe que en Tipo de Apunte tenemos dos opciones: Apuntes de IVA y Apuntes de Retención.

Seleccionados los NIF´S pulsamos en [Cambiar] y obtenemos de nuevo el listado anterior para observar el cambio realizado:

Para restaurar la operación anterior, realizamos los pasos anteriores con el NIF anterior y de esta manera dejar los apuntes en su estado previo:

Notas aclaratorias:

La gestión de NIF no implica movimiento alguno entre subcuentas, únicamente registramos el cambio en los libros de IVA. En el ejemplo anterior, la subcuenta 43000001 “Martinez Martinez Cliente” seguirá manteniendo las operaciones, sin embargo su NIF no aparecerá en los registros de IVA o en las declaraciones informativas anuales.

Por error, he contabilizado apuntes en una subcuenta equivocada. ¿Cómo traspaso entre subcuentas?

Esta utilidad nos permite realizar el traspaso de apuntes registrados entre subcuentas.

Supuesto: traspaso de un apunte de la subcuenta 41000004 a la subcuenta 41000001.

Accedemos a la empresa y consultamos un extracto de subcuenta para ver el número de apunte a traspasar:

Seleccionamos la subcuenta 41000004 y nos muestra su extracto:

El número de apunte a traspasar es el 23.

Accedemos a Utilidades>Traspaso entre Subcuentas:

Seleccionamos la subcuenta origen 41000004 y la subcuenta destino 41000001, así como el apunte número 23. (Si el traspaso fuese de todos los apuntes, bastaría con indicar desde el número 1 al 99999).

Realizado el traspaso, la aplicación nos advierte que se cambiarán los datos de IVA y de retención registrados con el NIF anterior por el nuevo NIF.

Esta última cuestión es realmente importante, puesto que no se trata simplemente de un traspaso de datos entre subcuentas sino que además conlleva que en los libros de IVA y de retenciones se reflejen estos cambios para su correcta comunicación en las declaraciones informativas.

Para ver los cambios, accedemos al extracto de la subcuenta destino 41000001 y observamos el apuntes número 23:

Asimismo, en Listados>Libros de IVA en la opción Facturas Recibidas observamos el cambio:

Para restaurar los datos al estado anterior realizamos el proceso a la inversa:

Por último observamos el nuevo listado de IVA:

¿Cómo configuro las máscaras?

Las máscaras se pueden definir como las plantillas de ciertos listados. Su utilidad es indicarle a la aplicación que subcuentas deseamos incluir en cada apartado.

Por defecto, la aplicación contiene las máscaras que son publicadas en el Boletín Oficial del Estado, si bien cada usuario puede libremente utilizar otras y cambiar las mismas. 

Si no se realiza ningún cambio entonces la aplicación utilizará la máscara General; de modo que si se realiza algún cambio dentro de la empresa, entonces usará la Específica de la empresa. 

Si el balance sale descuadrado posiblemente la máscara no sea correcta y se esté utilizando una máscara específica. Sería conveniente borrar esa máscara específica y utilizar la general. 

Una manera muy sencilla de saber qué máscara utilizamos sería pulsando en Listados>Balance:

Configurar máscara específica a una empresa

Para este supuesto, modificaremos en la máscara del balance, las cuentas del apartado “Capital Escriturado” del “Patrimonio Neto” incluyendo únicamente la cuenta 100.

Accedemos a la máscara, en Mantenimiento>Máscaras:

En Máscara a Modificar seleccionamos balance. En la izquierda de la ventana existe una barra de desplazamiento y nos ubicaremos en el apartado Capital Escriturado del Patrimonio Neto.

Pulsando sobre el apartado queda resaltado en color y pulsamos el botón [Modificar]:

En la parte inferior observamos la línea y borramos las cuentas 101 y 102. Para registrar los cambios pulsamos en Enter.

Por último, observamos el cambio realizado y el texto de “Máscara Específica de empresa” en rojo en la parte superior derecha:

Si accedemos al diario y pulsamos en Listado>Balance podremos observar el uso de la máscara específica:

Borrar máscara específica en una empresa

Si una empresa tiene máscaras específicas y deseamos restaurar las máscaras generales, accedemos al menú Mantenimiento>Máscaras y sin seleccionar máscara alguna pulsamos en el botón [Restaurar]:

En la ventana de selección, indicamos la última opción “Borrar Máscara Específica Empresa” y pulsamos en [Restaurar]. Posteriormente observamos el cambio en la parte superior derecha:

Máscaras generales: acceso, modificación y restauración

En los apartados anteriores hemos visto la asignación de máscaras específicas a una empresa, pero otra posibilidad consiste en modificar la máscara general y adaptarla a nuestro criterio. De esta manera si utilizamos un plan de cuentas propio para todas las empresas no tendríamos que utilizar máscaras específicas, puesto que realizando los cambios en la máscara general sería suficiente.

En la pantalla del listado de empresas, pulsamos en Utilidades>Mantenimientos>Máscaras:

En la ventana de configuración de máscaras realizaremos los mismos pasos que para la máscara específica de empresa.

Recuerde que con el botón [Restaurar Máscaras] siempre podremos restaurar la máscara general suministrada con la aplicación.